¿Tu Intranet es lo suficientemente efectiva para hacer crecer tu negocio?
Digital Experience, Digital Workplace, Liferay
27 julio 2021 - Raquel Nogales
Mantener a los empleados remotos conectados, informados y productivos requiere que dispongan de un efectivo set de herramientas efectivo, dentro de las cuales, la Intranet modernizada es la pieza clave, ya que ayuda a mantener el compromiso de los empleados, proporcionar experiencias intuitivas, mejorar la productividad y trabajar eficientemente en medio del constante cambio de las tendencias laborales.
Si aún no tienes un espacio de trabajo digital, estás usando una Intranet anticuada (no centrada en el empleado) o simplemente ha quedado tecnológicamente obsoleta, es hora de actualizarse.
Durante mucho tiempo, las Intranets han sido vistas como un lugar limitado en el que se compartían archivos o creaban sitios para ubicar proyectos. Pero en el actual contexto, la Intranet se ha convertido en la piedra angular sobre la que sustentar todas las funciones críticas de la organización, concibiéndose como un hub que, conectando a través de una interfaz común a las distintas áreas, es capaz de unificar los procesos internos y externos de la compañía.
Las Intranets actuales tienen tres características importantes:
- Permiten comunicaciones e información confiables
- Proporcionan al empleado una experiencia de usuario sencilla y similar a la del consumidor
- Digitalizan y optimizan procesos y operaciones
Además, una Intranet moderna puede reportar grandes beneficios a quienes inviertan en ellas:
Pero, ¿cómo hacer que tu Intranet modernizada sea efectiva y apoye el crecimiento de tu negocio?
Tres consejos para que tu Intranet centrada en el empleado sea efectiva y eficiente
- Optimización de comunicaciones con roles customizados y permisos
Las empresas globales se enfrentan a desafíos continuos de comunicación ya que suelen manejar distintos usos horarios y emplear distintos idiomas. Conseguir que todos los Equipos estén bien conectados y requiere una atención constante y una estrategia organizacional bien definida.
En este sentido, una Intranet eficaz debe permitir la creación de roles y permisos dentro del espacio de trabajo digital, permitiendo que el acceso a la Intranet sea adaptado al puesto, las necesidades y la ubicación específica de cada empleado.
Los roles y permisos pueden utilizarse para crear noticias y mostrárselas a aquellos interesados tanto a nivel local como global, asegurando que los interesados se mantienen bien informados sobre los objetivos y actualizaciones de la empresa.
En las organizaciones globales, las soluciones únicas no suelen adaptarse a todos, por eso las Intranets modernas pretenden empoderar a los equipos globales a través de la construcción de sus propios sitios, administrando el acceso mediante permisos granulares, roles personalizados y compartir contenido basado en ubicación e idioma.
- Aumento de la productividad mediante las búsquedas simplificadas
Los potentes motores de búsqueda on-line (como por ejemplo Google) han cambiado la forma en la que las personas realizan las búsquedas en Internet y esperan disfrutar de una experiencia similar en la utilización de la “función búsqueda” en el espacio de trabajo digital.
Por este motivo, las Intranets actuales deben combinar bases de conocimiento, foros y etiquetados con un buscador potente.
Para que las búsquedas sean efectivas, deben establecerse una política de gestión de las bases de conocimiento, de forma que se establezcan:
- Reglas y procesos definidos para añadir y eliminar información, especialmente en el caso de nuevas versiones o actualizaciones.
- Utilización de herramientas de gestión de contenido y metaetiquetados
- Metadatos consistentes y de calidad, enriquecidos por Inteligencia Artificial o Machine Learning para etiquetar automáticamente imágenes y transcribir archivos de vídeo, audio, etc.
- Acceso personalizado
- Búsqueda federada para acceder al conocimiento a través de silos de contenido
- Facetas de búsqueda, filtros de tipo contenido, archivos sugeridos, etc.
- Evaluaciones periódicas semanales para medir y ajustar continuamente el algoritmo e interfaz, y las principales consultas de búsqueda, medir las tasas de clics, etc.
- Establecer flujos de trabajo que aborden necesidades globales únicas
Una Intranet actualizada debería ayudar a garantizar la coherencia en múltiples regiones y ayudar en la organización de equipos grandes y complejos.
Por este motivo, las Intranets suelen actuar como plataformas de integración, reuniendo los sistemas y aplicaciones heredados, permitiendo la definición de procesos y flujos de trabajo personalizado en función de usuarios y grupos (por ejemplo, en materia de Recursos Humanos, Área de Ventas, etc.)
Descarga nuestros últimos whitepapers sobre cultura colaborativa y tácticas para modernizar la intranet y aprende todas las claves para un despliegue exitoso junto a uestros partnes de Liferay DXP, la solución lider en intranets centradas en la experiencia digital.
