No hay transformación digital sin Digital Workplace
Digital Experience, Digital Workplace, Liferay
16 abril 2021 - Raquel Nogales
El Digital Workplace puede definirse como la transformación digital de los procesos y sistemas de trabajo, cuyo objetivo es motivar al empleado, reducir la rotación dentro de las empresas y mantener la competitividad.
Hasta el inicio de la Pandemia, las empresas habían invertido muchos recursos en la mejora y evolución de los espacios físicos, y no tanto en la de los “espacios virtuales”. Pero el COVID-19 invirtió esta situación al obligar a miles de empleados a trabajar desde sus hogares de la noche a la mañana.
Ante esta insólita situación, las empresas aceleraron el uso y normalización de las Plataformas de Portal, las herramientas colaborativas y las Intranets, sin pararse realmente a analizar cuáles eran las necesidades de estos espacios digitales. El resultado fue:
- Bandejas de entrada colapsadas por correos electrónicos
- Dificultad para encontrar información interna, que en muchos casos estaba desactualizada o duplicada.
- Comunicación corporativa no segmentada y unidireccional
- Muchas herramientas corporativas pero confusión en su uso
- Utilización de herramientas no corporativas
- Dificultades para trabajar en remoto
- Trabajo en silos
Por este motivo, es necesario focalizarse en soluciones completas que integren sistemas que puedan satisfacer realmente las necesidades actuales de los Equipos de Trabajo, ya que un lugar de trabajo digital inteligente mejora la comunicación, la colaboración, el acceso al conocimiento y la productividad en los procesos.
De las Intranets, al Portal del Empleado y al Digital Workplace
La evolución de las Intranets hacia los Portales de Empleado, y de ahí, a los Digital Workplaces está claramente impulsada por la adopción de la tecnología.
Las Intranets empezaron como una forma segura y ágil con la que las empresas podían gestionar los activos digitales y comunicarse internamente.
Las Plataformas de Portal eran elegidas a menudo para construir Intranets personalizadas, debido a su capacidad de proporcionar experiencias autenticadas e integradas a otros sistemas.
A medida que se adoptaron los smartphones y los portátiles fueron más asequibles, los Portales del Empleado trasladaron el concepto de Intranet fuera del firewall corporativo, permitiendo el acceso remoto a los empleados. Pero, debido al avance del ámbito digital en la sociedad, los usuarios empezaron a optar por herramientas de uso fácil como Dropbox, Gmail, etc., en lugar de las herramientas corporativas que las empresas ofrecían para el almacenamiento de documentos, correo electrónico y colaboración, con el consiguiente riesgo en términos de seguridad corporativa.
Como respuesta a esto, los Portales del Empleado crecieron para proporcionar la integración con las nuevas soluciones o replicar sus diseños.
En mitad de estos cambios, la Transformación Digital surgió como una forma nueva de repesar los modelos de negocio enfocándolos en la experiencia de cliente y el paralelismo fue obvio: si una estrategia centrada en el cliente puede mejorar notablemente la eficacia de la organización, ¿por qué no replicarlo en el caso de los Equipos Internos?
A medida que la transformación digital ha ido madurando, ha quedado claro que redefinir la experiencia del trabajador es fundamental para tener éxito en la adquisición y la satisfacción de los clientes.
Las soluciones de Digital Workplace
Las soluciones de Digital Workplace incluyen requisitos que tienen en cuenta el valor de negocio y la experiencia de empleado. Pueden incluir un software de Intranet o de Portal, pero deben combinarse con tecnologías emergentes que estimulen el compromiso y ayuden a las empresas a hacer cambios en los estilos de trabajo, en concreto deben soportar:
- Herramientas para el trabajo en remoto, empoderando a los empleados para que sean igualmente de productivos en casa, en un viaje o en la oficina.
- Mejor experiencia de usuario, proporcionando conexiones sin fricción entre las herramientas de trabajo virtual y las aplicaciones centrales del negocio.
- Herramientas de comunicación centralizada, que sincronicen la colaboración online y offline.
- Analítica para encontrar oportunidades de mejora en los procesos.
Las Soluciones de Digital Workplace se centran en mejorar la eficiencia, la comunicación y el compromiso de los trabajadores, esto ayuda a reducir la rotación de los trabajadores, reteniendo el talento, lo que es esencial en un mundo en el que las organizaciones compiten por el mismo y por profesionales especializados en las nuevas técnicas surgidas de la innovación digital.
La Transformación Digital incluye necesariamente el Digital Workplace
En la medida en la que la Transformación Digital siga creando nuevos modelos de trabajo, las organizaciones necesitarán fomentar entornos de trabajo en los que sus profesionales puedan aprovechar con confianza nuevas tecnologías y tendencias. El ritmo del cambio no da señales de desaceleración, lo que significa que los Digital Workplaces continuarán crecimiento en importancia estratégica.
Afortunadamente, la mayoría de las compañías tienen registros básicos de la experiencia de cliente que pueden reutilizarse para optimizar la experiencia del empleado en su “customer employee”. Los nuevos estándares y sistemas se fusionarán para acomodarse a las expectativas de los empleados de hoy y del futuro.
