4 claves para garantizar el éxito de la Intranet colaborativa

Digital Workplace

Una estrategia de transformación digital para mejorar la vinculación de los empleados, la productividad, y la capacidad de innovación.

La transformación digital de las organizaciones prioriza tres ámbitos de actuación: mejorar la relación con el cliente digital, mejorar la eficiencia de los procesos de negocio y la capacidad de innovación corporativa y crear nuevos modelos de negocio.

En el segundo ámbito, una de las iniciativas de transformación digital que muchas organizaciones están emprendiendo, es lo que se conoce como intranet colaborativa. Se trata de abrir la intranet para gestionar mejor el conocimiento, favorecer el aprendizaje informal, colaborar mejor en proyectos o procesos o implicar a los empleados en campañas de ideas de innovación o mejora.

Transformación digital desde dentro: la Intranet

Whitepaper – Transformación digital desde dentro: la Intranet colaborativa

La intranet social, bien gestionada, genera mayor productividad, mayor capacidad de innovación, con menor riesgo, tiempo y coste y mayor vinculación de los empleados.

Gestionar el liderazgo

El papel del liderazgo en las intranets abiertas se fundamenta en impulsar la iniciativa y facilitar el proceso de transformación cultural a través de toda la organización.

Existen 3 premisas de partida para enfocar el liderazgo de las intranets sociales:

  • Para que una organización sea participativa, sus líderes deben serlo también, y deben impulsar dicha cultura desde su posición.
  • Para que la intranet sea un éxito, debe contar con un buen líder que defina y comparta con la organización la visión de la iniciativa y que la impulse.
  • Para apoyar el cambio cultural, es recomendable valerse de un equipo de personas que la apoyen proactivamente y que esté familiarizado con las herramientas colaborativas, medios sociales y plataformas de participación.


Alinear la estrategia con los objetivos de la organización

Toda intranet necesita alinearse con la estrategia de negocio y los valores corporativos para que se incruste de forma natural en los procesos de la organización.

Otro aspecto estratégico clave es el equipo de gobierno de la intranet. En ningún caso es aconsejable dejar que este tipo de iniciativas tomen su propio rumbo, sino que es imprescindible designar un equipo que se encargue del gobierno y gestión de la intranet.

Por último, se deben definir las métricas que permitan alinear el proyecto con la consecución de los objetivos estratégicos planteados. Pese a que definir el ROI de este tipo de iniciativas es un reto, ya que se trabaja en el ámbito de los intangibles, los indicadores a obtener para medir el éxito de una intranet colaborativa suelen contemplar:

  • Indicadores para medir la actividad generada en la intranet.
  • Indicadores para medir el grado de vinculación conseguido.
  • Indicadores para medir el grado de contribución a resultados de negocio.


Diseño, estructura y usabilidad

 “El diseño es el embajador silencioso de tu marca” Paul Rand

El diseño no es un adorno, es una necesidad. Las ventajas de una intranet bien diseñada  son muchas y muy variadas, desde el aspecto más práctico y funcional que va unido a la usabilidad, hasta  el engagement que crea un look&feel  tractivo en las personas de las organizaciones.

Invertir en creatividad y trabajar el diseño es fundamental. La importancia del cuidado estético y la usabilidad es una constante en todos y cada uno de los productos de la sociedad de consumo. Un adecuado planteamiento de diseño y de usabilidad garantizará el  éxito de su  intranet.  

Cada organización suele presentar necesidades específicas, por lo que es necesario abordar el diseño a partir del concento: Diseño Centrado en el Empleado.

Trabajar constantemente la vinculación de los empleados

Los esfuerzos invertidos en construir una intranet capaz de proporcionar una experiencia de usuario excelente y alineada con la estrategia corporativa no son suficientes para que esta prospere con éxito. Es fundamental trabajar la vinculación de los empleados durante toda su vida a través de la gestión comunitaria.

La gestión de comunitaria comprende un conjunto de prácticas para crear entornos de colaboración sanos, donde las personas participan activamente para aportar conocimiento y contenido de valor, innovar, trabajar en equipo, debatir, conversar, etc.. En definitiva, donde las personas se involucran para conducir a la intranet hacia la visión definida y para conseguir resultados de negocio.

Muy ligadas a las tácticas de gestión comunitaria están las acciones de gestión del cambio, cuyo objetivo fundamental es predisponer y motivar a las personas de la organización para que acojan favorablemente la transformación cultural y los cambios que derivan del despliegue de la intranet social: en su forma de trabajar, en la forma de relacionarse con sus compañeros, en la forma de implicarse con la organización, etc.